Auch gespeicherte Dateien, die personenbezogene Daten enthalten, unterliegen der DSGVO und müssen gelöscht werden, wenn der Zweck ihrer Anlage entfällt. Durch eine innovative Lösung hilft emagixx jetzt insbesondere Sparkassen, betroffene Dateien zu erkennen und bei Bedarf automatisch zu löschen.


Die DSGVO legt fest, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten einer Zweckbindung unterliegt. Dieses gilt grundsätzlich auch für Dateien, die personenbezogenen Daten enthalten. Entfällt der Zweck, für den eine solche Datei angelegt wurde, so ist sie unverzüglich zu löschen. Dies stellt Finanzinstitute vor große Herausforderungen, da Dateien wie Anschreiben, Berechnungen in Tabellenkalkulationen, Kampagnenlisten u. v. m. häufig in den unterschiedlichsten Verzeichnissen abgelegt werden, um später noch geändert zu werden oder als Vorlage für ähnliche Vorgänge zu dienen. Ist ihre Löschung rechtlich notwendig, werden diese Dateien im hektischen Arbeitsalltag häufig schlichtweg vergessen.

Abhilfe schafft hier ein neues Dienstleistungsprodukt der Firma emagixx, dass insbesondere im Sparkassenmarkt zum Einsatz kommt. Softwaregestützt werden mithilfe eines speziell entwickelten Regelwerkes die textuellen Inhalte aus Office Dateien wie Word, Excel, Access etc. extrahiert und analysiert. Auf diese Weise ist es möglich, Dateien mit personenbezogenen Daten zu identifizieren und zu ermitteln, ob sie gelöscht bzw. archiviert werden müssen. Durch einen regelmäßigen Einsatz können Sparkassen sicherstellen, dass sich in ihren Verzeichnissen keine, gemäß DSGVO zu löschenden, Dateien mit personenbezogenen Merkmalen verstecken.

Darüber hinaus profitieren Institute beim Einsatz der Dienstleistung davon, dass auch Kopien von Dateien erkannt werden. Die Praxis zeigt, dass sich häufig Mehrfachkopien derselben Datei in gleichen oder auch in unterschiedlichen Verzeichnissen finden lassen. Durch die inkludierte automatische Löschung wird unnötigerweise belegter Speicherplatz wieder frei.


 

 
Kostenloses Onlineseminar in Zusammenarbeit mit der FCH-Gruppe am 16.09.2021.

 

Für Finanzdienstleister hat sich das Marktumfeld in den letzten Jahren deutlich verändert. Kunden wählen verstärkt einzelne Produkte einer Bank nach dem besten Preis-/Leistungsverhältnis für den jeweiligen Zweck aus. Durch aggressives Bewerben verstärken Vergleichsportale dieser Trend zusätzlich, so dass die Bereitschaft zum Anbieterwechsel nicht nur bei jüngeren Kunden kontinuierlich steigt.

Eine ganzheitliche, intensive Kundenbetreuung und eine daraus resultierende bedürfnisorientierte Kundenansprache kann diesem Trend entgegenwirken, setzt aber die Kenntnis der jeweiligen Lebenssituation der Kunden voraus. Vertrieblichen Verbünden kommt in diesem Zusammenhang eine besondere Bedeutung zu. Sie können die ihnen zugedachte Aufgabe allerdings nur übernehmen, wenn sie aktuell sind. Dies stellt sich in der Praxis als große Herausforderung dar, da sich sowohl die Lebenssituation der Kunden als auch ihre Beziehungen untereinander schnell verändern und die Kapazitäten für die fortlaufende Pflege vielerorts nicht vorhanden sind.

Einen Ausweg bietet die automatische Pflege der Verbünde, deren Möglichkeiten im Onlineseminar Vertriebliche Kundenverbünde automatisch pflegen vorgestellt werden. Mit Hilfe von KI-Methoden können nämlich bereits jetzt im Vergleich zur manuellen Pflege qualitativ gleichwertige Ergebnisse in deutlich kürzerer Zeit erzielt werden. Veränderungen in den Verbünden lassen sich auf diese Weise zeitnah abbilden, so dass eine bedarfsgerechte Kundenansprache erfolgen kann. Gleichzeitig werden die hierfür benötigten qualifizierten Mitarbeiter nicht wie bisher für die manuelle Verbundpflege benötigt, so dass für eine intensivere Kundenbetreuung die nötigen Ressourcen zur Verfügung stehen.

Die Teilnahme am Seminar ist kostenlos. Für weitere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung folgen Sie bitte dem Link: Vertriebliche Kundenverbünde automatisch pflegen.

 

 
Im Sparkassenmarkt fusionieren immer mehr Institute, um durch Synergieeffekte Herausforderungen wie Kostendruck durch Niedrigzinspolitik, neue Wettbewerber, verändertes Kundenverhalten und steigende gesetzliche Anforderungen besser bewältigen zu können. In den letzten 10 Jahren sank die Anzahl der Sparkassen deshalb von 426 auf zur Zeit 372 – und weitere Zusammenschlüsse sind bereits in der Planungsphase.

Auch wenn Sparkassen ein einheitliches operatives System nutzen, stellen Fusionen technisch und bankfachlich immer eine Herausforderung dar. Sinnvoll ist es deshalb, dass die fusionierenden Häuser bereits vorab alle nicht mehr benötigten Datensätze aus ihren Datenbeständen entfernen und so die zu fusionierende Datenmenge reduzieren. Infrage kommen hier zum Beispiel die so genannten inaktiven Kunden, also Kunden zu denen keine aktive Geschäftsbeziehung mehr besteht. Diese werden in der Regel vom operativen System der Sparkassen automatisch mit einem Löschkennzeichen versehen und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Löschung zugeführt. Bestimmte Konstellationen verhindern allerdings diesen Automatismus, so dass relevante Datensätze entweder gar kein Löschkennzeichen erhalten oder erst um Jahre zu spät der Löschung zugeführt werden. Das führt dazu, dass im Falle einer Fusion auch eigentlich nicht mehr benötigte Datensätze migriert werden müssen. Dies lässt sich mit dem Dienstleistungsprodukt Reorganisation von emagixx vermeiden. Durch die Überprüfung und Korrektur des Löschdatums gelingt es in der Regel mehrere tausend Datensätze früher als geplant der Löschung zuzuführen. Da diese Datensätze dann nicht mehr unnötigerweise mit migriert werden müssen, bietet sich die Durchführung des Dienstleistungsproduktes bereits vor der technischen Zusammenführung der Datenbestände an.

Nach der Zusammenführung der Datensätze der fusionierenden Sparkassen gilt es, doppelte Kunden schnell zu finden, um Mehrfachansprachen und steuerliches Konfliktpotential (Freistellungsaufträge etc.) zu vermeiden. Hierbei sind intelligente Systeme gefragt, die auch bei Ähnlichkeiten in Namen und Anschrift zumindest einen Verdachtsfall melden. Die emagixx GmbH stellt hierzu eine zuverlässige Prüfung zur Verfügung, die nicht nur die doppelten Kunden sicher identifiziert, sondern gleichzeitig die betroffenen Datensätze mit allen notwendigen Informationen übersichtlich in einem PDF-Dokument gegenüberstellt, so dass die mit der Kundenverschmelzung beauftragten Sparkassenmitarbeiter ihre Arbeit schnell und zügig durchführen können. Hierdurch können in der Regel mehrere Personenmonate eingespart werden.

Die Aufwände und Risiken der technischen Fusion von Datenbeständen lassen sich also mit geeigneter Unterstützung deutlich reduzieren. Sparkassenmitarbeiter werden so entlastet und Synergieeffekte können wesentlich schneller realisiert werden.

 

 
Durch den Einsatz des Dienstleistungsproduktes Reorganisation konnten 20 Sparkassen im Januar mehrere Millionen Datensätze früher als von ihrem operativen System geplant löschen und somit einen großen Schritt hin zu einer DSGVO-konformen Datenbasis machen.

Daten von Kunden, zu denen keine aktive Geschäftsbeziehung mehr besteht, müssen nach Ablauf der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Das operative System der Sparkassen hinterlegt deshalb automatisch ein Löschdatum, das dafür sorgt, dass bei den zweimal jährlichen Reorganisationsläufen zur Datenlöschungen, die betroffenen Datensätze gelöscht werden.

Leider verhindern bestimmte Konstellationen, wie z. B. die Verknüpfung einer Person ohne Geschäftsbeziehung mit einer, zu der noch eine Geschäftsbeziehung besteht, zu einem Familienverbund, das rechtzeitige Setzen des Löschkennzeichens. Hierdurch finden sich in den Datenbanken tausende von Datensätzen, die mit einem verkehrten, zum Teil um mehrere Jahre abweichenden Löschdatum versehen sind. Die Löschung dieser Datensätze erfolgt dann naturgemäß nicht zum richtigen Zeitpunkt.

Um hier Abhilfe zu schaffen, hat die emagixx GmbH eine softwarebasierte Dienstleistung entwickelt, die für Datensätze mit Löschkennzeichen das hinterlegte Datum mit anderen im System vorhandenen Informationen wie historischen Konten etc. abgleicht und bei Abweichungen das korrekte Datum vorschlägt. Die ermittelten Daten können nachfolgend automatisch korrigiert werden.

Wie erfolgreich dieser Ansatz ist, zeigen Informationen aus der Datenlöschung im Januar dieses Jahres. Hier konnten 20 Sparkassen insgesamt mehrere Millionen Datensätze früher als geplant löschen und sind dem Ziel einer DSGVO-konformen Datenbasis so ein deutliches Stück näher gekommen.

 

 
Trotz aller Präventivmaßnahmen finden sich auch in Sparkassen einzelne Mitarbeiter, die Kontrollschwächen ausnutzen und betrügerische Handlungen begehen. Sparkassen, die das Datenqualitätsmanagementwerkzeug enfoxx von emagixx einsetzen, können ab sofort eine Schwachstelle automatisch überwachen lassen. Das im neuesten Release von enfoxx enthaltene Regelwerk Dolose Handlungen meldet Verdachtsfälle bei Verbundpartnerprodukten und hilft so, Schadensfälle in diesem Bereich zu vermeiden.

 

 

 

Sparkassen haben ab sofort die Möglichkeit, sich bei der häufig aufwendigen Meldung für AEOI und FATCA durch das Dienstleistungsprodukt AEOI/FATCA unterstützen zu lassen. Mit Hilfe der angebotenen softwaregestützten Klassifikation der Lisa-Liste N933 kann der Aufwand für die Meldung von Konto- oder Depotinhabern, die in den USA oder einem der AEOI-Partnerländer steuerpflichtig sind, deutlich reduziert werden. Mehr Informationen zu diesem neuen Dienstleistungsprodukt finden Sie in unserem Produktblatt.