Kostenloses Onlineseminar in Zusammenarbeit mit der FCH-Gruppe am 16.09.2021.

 

Für Finanzdienstleister hat sich das Marktumfeld in den letzten Jahren deutlich verändert. Kunden wählen verstärkt einzelne Produkte einer Bank nach dem besten Preis-/Leistungsverhältnis für den jeweiligen Zweck aus. Durch aggressives Bewerben verstärken Vergleichsportale dieser Trend zusätzlich, so dass die Bereitschaft zum Anbieterwechsel nicht nur bei jüngeren Kunden kontinuierlich steigt.

Eine ganzheitliche, intensive Kundenbetreuung und eine daraus resultierende bedürfnisorientierte Kundenansprache kann diesem Trend entgegenwirken, setzt aber die Kenntnis der jeweiligen Lebenssituation der Kunden voraus. Vertrieblichen Verbünden kommt in diesem Zusammenhang eine besondere Bedeutung zu. Sie können die ihnen zugedachte Aufgabe allerdings nur übernehmen, wenn sie aktuell sind. Dies stellt sich in der Praxis als große Herausforderung dar, da sich sowohl die Lebenssituation der Kunden als auch ihre Beziehungen untereinander schnell verändern und die Kapazitäten für die fortlaufende Pflege vielerorts nicht vorhanden sind.

Einen Ausweg bietet die automatische Pflege der Verbünde, deren Möglichkeiten im Onlineseminar Vertriebliche Kundenverbünde automatisch pflegen vorgestellt werden. Mit Hilfe von KI-Methoden können nämlich bereits jetzt im Vergleich zur manuellen Pflege qualitativ gleichwertige Ergebnisse in deutlich kürzerer Zeit erzielt werden. Veränderungen in den Verbünden lassen sich auf diese Weise zeitnah abbilden, so dass eine bedarfsgerechte Kundenansprache erfolgen kann. Gleichzeitig werden die hierfür benötigten qualifizierten Mitarbeiter nicht wie bisher für die manuelle Verbundpflege benötigt, so dass für eine intensivere Kundenbetreuung die nötigen Ressourcen zur Verfügung stehen.

Die Teilnahme am Seminar ist kostenlos. Für weitere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung folgen Sie bitte dem Link: Vertriebliche Kundenverbünde automatisch pflegen.

 

 
Im Sparkassenmarkt fusionieren immer mehr Institute, um durch Synergieeffekte Herausforderungen wie Kostendruck durch Niedrigzinspolitik, neue Wettbewerber, verändertes Kundenverhalten und steigende gesetzliche Anforderungen besser bewältigen zu können. In den letzten 10 Jahren sank die Anzahl der Sparkassen deshalb von 426 auf zur Zeit 372 – und weitere Zusammenschlüsse sind bereits in der Planungsphase.

Auch wenn Sparkassen ein einheitliches operatives System nutzen, stellen Fusionen technisch und bankfachlich immer eine Herausforderung dar. Sinnvoll ist es deshalb, dass die fusionierenden Häuser bereits vorab alle nicht mehr benötigten Datensätze aus ihren Datenbeständen entfernen und so die zu fusionierende Datenmenge reduzieren. Infrage kommen hier zum Beispiel die so genannten inaktiven Kunden, also Kunden zu denen keine aktive Geschäftsbeziehung mehr besteht. Diese werden in der Regel vom operativen System der Sparkassen automatisch mit einem Löschkennzeichen versehen und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Löschung zugeführt. Bestimmte Konstellationen verhindern allerdings diesen Automatismus, so dass relevante Datensätze entweder gar kein Löschkennzeichen erhalten oder erst um Jahre zu spät der Löschung zugeführt werden. Das führt dazu, dass im Falle einer Fusion auch eigentlich nicht mehr benötigte Datensätze migriert werden müssen. Dies lässt sich mit dem Dienstleistungsprodukt Reorganisation von emagixx vermeiden. Durch die Überprüfung und Korrektur des Löschdatums gelingt es in der Regel mehrere tausend Datensätze früher als geplant der Löschung zuzuführen. Da diese Datensätze dann nicht mehr unnötigerweise mit migriert werden müssen, bietet sich die Durchführung des Dienstleistungsproduktes bereits vor der technischen Zusammenführung der Datenbestände an.

Nach der Zusammenführung der Datensätze der fusionierenden Sparkassen gilt es, doppelte Kunden schnell zu finden, um Mehrfachansprachen und steuerliches Konfliktpotential (Freistellungsaufträge etc.) zu vermeiden. Hierbei sind intelligente Systeme gefragt, die auch bei Ähnlichkeiten in Namen und Anschrift zumindest einen Verdachtsfall melden. Die emagixx GmbH stellt hierzu eine zuverlässige Prüfung zur Verfügung, die nicht nur die doppelten Kunden sicher identifiziert, sondern gleichzeitig die betroffenen Datensätze mit allen notwendigen Informationen übersichtlich in einem PDF-Dokument gegenüberstellt, so dass die mit der Kundenverschmelzung beauftragten Sparkassenmitarbeiter ihre Arbeit schnell und zügig durchführen können. Hierdurch können in der Regel mehrere Personenmonate eingespart werden.

Die Aufwände und Risiken der technischen Fusion von Datenbeständen lassen sich also mit geeigneter Unterstützung deutlich reduzieren. Sparkassenmitarbeiter werden so entlastet und Synergieeffekte können wesentlich schneller realisiert werden.

 

 
Durch den Einsatz des Dienstleistungsproduktes Reorganisation konnten 20 Sparkassen im Januar mehrere Millionen Datensätze früher als von ihrem operativen System geplant löschen und somit einen großen Schritt hin zu einer DSGVO-konformen Datenbasis machen.

Daten von Kunden, zu denen keine aktive Geschäftsbeziehung mehr besteht, müssen nach Ablauf der gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Das operative System der Sparkassen hinterlegt deshalb automatisch ein Löschdatum, das dafür sorgt, dass bei den zweimal jährlichen Reorganisationsläufen zur Datenlöschungen, die betroffenen Datensätze gelöscht werden.

Leider verhindern bestimmte Konstellationen, wie z. B. die Verknüpfung einer Person ohne Geschäftsbeziehung mit einer, zu der noch eine Geschäftsbeziehung besteht, zu einem Familienverbund, das rechtzeitige Setzen des Löschkennzeichens. Hierdurch finden sich in den Datenbanken tausende von Datensätzen, die mit einem verkehrten, zum Teil um mehrere Jahre abweichenden Löschdatum versehen sind. Die Löschung dieser Datensätze erfolgt dann naturgemäß nicht zum richtigen Zeitpunkt.

Um hier Abhilfe zu schaffen, hat die emagixx GmbH eine softwarebasierte Dienstleistung entwickelt, die für Datensätze mit Löschkennzeichen das hinterlegte Datum mit anderen im System vorhandenen Informationen wie historischen Konten etc. abgleicht und bei Abweichungen das korrekte Datum vorschlägt. Die ermittelten Daten können nachfolgend automatisch korrigiert werden.

Wie erfolgreich dieser Ansatz ist, zeigen Informationen aus der Datenlöschung im Januar dieses Jahres. Hier konnten 20 Sparkassen insgesamt mehrere Millionen Datensätze früher als geplant löschen und sind dem Ziel einer DSGVO-konformen Datenbasis so ein deutliches Stück näher gekommen.

 

 
Trotz aller Präventivmaßnahmen finden sich auch in Sparkassen einzelne Mitarbeiter, die Kontrollschwächen ausnutzen und betrügerische Handlungen begehen. Sparkassen, die das Datenqualitätsmanagementwerkzeug enfoxx von emagixx einsetzen, können ab sofort eine Schwachstelle automatisch überwachen lassen. Das im neuesten Release von enfoxx enthaltene Regelwerk Dolose Handlungen meldet Verdachtsfälle bei Verbundpartnerprodukten und hilft so, Schadensfälle in diesem Bereich zu vermeiden.

 

 

 

Sparkassen haben ab sofort die Möglichkeit, sich bei der häufig aufwendigen Meldung für AEOI und FATCA durch das Dienstleistungsprodukt AEOI/FATCA unterstützen zu lassen. Mit Hilfe der angebotenen softwaregestützten Klassifikation der Lisa-Liste N933 kann der Aufwand für die Meldung von Konto- oder Depotinhabern, die in den USA oder einem der AEOI-Partnerländer steuerpflichtig sind, deutlich reduziert werden. Mehr Informationen zu diesem neuen Dienstleistungsprodukt finden Sie in unserem Produktblatt.



 

 

 

Bereits 70 Sparkassen haben sich davon überzeugt, dass DSGVO-konforme Daten und Kosteneinsparungen keinen Widerspruch darstellen. Durch den Einsatz der von emagixx entwickelten Prüfregelwerke Inaktive Kunden und Reorganisation war es für sie möglich, mehrere Tausend bisher nicht entdeckte inaktive Kunden sicher zu identifizieren und bereits zur Löschung vorgemerkte deutlich früher als geplant zu löschen. Hierdurch wurde nicht nur dem in der DSGVO festgeschriebenen Grundsatz auf ein „Recht auf Vergessen“ genüge getan, sondern gleichzeitig die Kosten für Datenspeicherung und -haltung, aber auch für unwirksame Marketingaktionen deutlich reduziert.

Alle nicht benötigten Daten sollten so schnell wie möglich gelöscht werden, da ihr Wert häufig zeitlich begrenzt ist, sie gleichzeitig aber das Risiko in sich bergen, gegen gesetzliche Bestimmungen zu verstoßen. Außerdem verursachen sie unnötige Kosten – in Zeiten von Niedrigzinsen und verstärktem Wettbewerb ein nicht zu unterschätzendes Argument.

In Banken und Sparkassen gilt dies insbesondere für sogenannte inaktive Kunden, also Kunden, zu denen keine Geschäftsbeziehung mehr besteht. Diese müssen gemäß DSGVO nach Ende der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Gleichzeitig verursachen sie neben Speicherkosten auch Kosten, die aufgrund mangelnder Aktualität der Daten entstehen, wie z. B. Postrückläufer, aber auch Kosten für das unnötige Bearbeiten von Daten und für Prozessabbrüche.

Bei Sparkassen werden inaktive Kunden vom operativen System OSPlus automatisch mit einem Löschkennzeichen versehen. Dieses sorgt dafür, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist eine automatische Löschung erfolgt. Leider gibt es Konstellationen, bei denen dieser Mechanismus nicht greifen kann, da Spezialfälle ein allgemeines Vorgehen verhindern. Dies betrifft z. B. Verbünde, bei denen Daten verschiedener Kunden verknüpft sind. Ist ein inaktiver Kunde Vormund für ein minderjähriges Kind, muss er im Datenbestand verbleiben. Bei einem Eheleuteverbund, bei dem ein Partner inaktiv ist, sollte der betroffene Datensatz aber so schnell wie möglich gelöscht werden. Da das operative System in der Regel keine Möglichkeit hat, Spezialfälle als solche zu erkennen, schließt es bei der Vergabe des Löschkennzeichens generell alle Verbünde aus. Das Resultat sind große Mengen an unnötig und unzulässig aufbewahrten Daten.

Eine schnelle Abhilfe schafft das auf Basis der Prüfsoftware enfoxx entwickelte Dienstleistungsprodukt Inaktive Kunden. Mit seiner Hilfe werden diejenigen inaktiven Kunden, die gemäß der organisatorischen Richtlinien und Wünsche der beauftragenden Sparkasse nicht aufbewahrt werden müssen, aber bisher nicht mit einem Löschkennzeichen versehen werden konnten, sicher identifiziert. Die zur Löschung notwendige Kennzeichnung erfolgt im Anschluss per Massendatenänderung. Erfahrungsgemäß lassen sich auf diese Weise – abhängig von den bereits im Vorwege durchgeführten Maßnahmen – 10% bis 30% der Kundenbasis zusätzlich als inaktiv kennzeichnen und dem etablierten Löschprozess der Sparkasse zuführen. Aufgrund der großen Menge ist dies ein wichtiger Schritt hin zu einer DSGVO-konformen Datenbasis. Außerdem entfallen bereits durch diese Maßnahme Kosten, die ansonsten durch die unnötige Pflege dieser häufig nicht mehr aktuellen Daten entstehen würden.

Die endgültige Löschung nicht mehr benötigter Datensätze erfolgt nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zweimal jährlich auf Grundlage des hinterlegten Löschdatums in sogenannten Reorganisationsläufen. Untersuchungen in den Datenbeständen einer Reihe von Sparkassen haben allerdings gezeigt, dass das hinterlegte Löschdatum zum Teil erheblich vom eigentlich korrekten Datum abweicht. Ein Grund hierfür ist, dass in manchen Sparkassen bei der Migration auf OSPlus bereits zur Löschung vorgemerkte Datensätze statt des tatsächlichen, das Migrationsdatum als Löschdatum erhalten haben. Bei anderen Instituten erfolgte das Setzen des Löschkennzeichens erst nachdem vorhandene Verbünde oder auch generische Konstrukte mit zum Teil deutlich zeitlicher Verzögerung aufgelöst wurden. Als Folge werden viele Datensätze länger aufbewahrt als dies gesetzlich vorgeschrieben ist und verursachen zudem unnötige Speicherkosten.  Zur Lösung dieses Problems bietet die emagixx GmbH das Dienstleistungsprodukt Reorganisation an.  

Softwaregestützt werden hierbei alle im Datenbestand vorhandenen Datensätze mit Löschkennzeichen untersucht. Durch einen Abgleich des hinterlegten Löschdatums mit anderen in OSPlus zur Verfügung stehenden Informationen wie z. B. historischen Konten u. ä. wird innerhalb weniger Stunden ermittelt, ob das hinterlegte Löschdatum korrekt ist. Wenn nicht, wird auf Basis der zur Verfügung stehenden Informationen ein neues Datum vorgeschlagen. Die Ergebnisse werden den Sparkassen als csv-Datei zur Verfügung gestellt, so dass sie über den Änderungsservice der FinanzInformatik maschinell in den Datenbestand eingepflegt werden können. Auf diese Weise ist es in der Regel möglich, mehrere tausend Datensätze früher aus dem Datenbestand zu entfernen.

Die Kombination der beiden Dienstleistungsprodukte ermöglicht es Sparkassen, inaktive Kunden gemäß ihrer eigenen Richtlinien als solche zu identifizieren und mit einem Löschdatum zu versehen. Außerdem werden bereits zur Löschung vorgemerkte Kunden zum Teil erheblich früher als geplant der Löschung zugeführt. Durch diese Maßnahmen entsteht ein DSGVO-konformer Datenbestand und gleichzeitig können deutliche Kosteneinsparpotentiale realisiert werden. Bereits 70 Sparkassen sind diesen Weg gegangen. Für Sparkassen, die Interesse an den Dienstleistungsprodukten haben, sich aber erst einmal einen Überblick über die Situation in ihrem Haus verschaffen möchten, bietet emagixx mit „DSGVO-Status“ eine sehr kostengünstige Möglichkeit. Bei dieser maximal zweitägigen Dienstleistung wird ermittelt, wie viele bisher nicht gekennzeichnete inaktive Kunden in der Datenbank vorhanden sind und für wie viele Datensätze eine frühere Reorganisation möglich wäre. Auf dieser Basis können Sparkassen faktenbasiert entscheiden, ob eine Bereinigung des Datenbestandes mit Hilfe der Dienstleistungsprodukte Inaktive Kunden und Reorganisation aus Risiko- und Kostengründen sinnvoll ist.